Déclaration de confidentialité

Dans le cadre de nos services, nous traitons les données à caractère personnel des catégories de personnes suivantes (ci-après les « Personnes concernées ») :

• Visiteurs du Site web : les personnes qui visitent le Site web ;
• Titulaires de comptes : les visiteurs du Site web qui créent un compte ;
• Utilisateurs des réseaux sociaux : les personnes qui interagissent avec nos comptes sur les réseaux sociaux ;
• Clients : les personnes de contact de clients actuels, potentiels et anciens ;
• Fournisseurs : les personnes de contact de fournisseurs et de partenaires actuels, potentiels et anciens ;
• Autres personnes : les personnes de contact, notamment celles des autorités.

Simian est responsable du traitement des données à caractère personnel des Personnes concernées mentionnées ci-dessus.

Dans le cadre de nos services, nous traitons des données à caractère personnel de différentes manières. Nous avons regroupé nos activités de traitement dans les catégories suivantes :

• Interactions via notre Site web et les réseaux sociaux ;
• Gestion des comptes ;
• Fourniture de services ou de produits aux clients ;
• Achat de services ou de produits auprès de nos fournisseurs ;
• Respect des lois et réglementations.

Nous expliquons ces activités de traitement plus en détail ci-dessous.

Nous obtenons des données à caractère personnel de différentes manières :

a. Données fournies par vous. Nous obtenons les informations que vous nous communiquez activement, par exemple lorsque vous créez un compte ou nous appelez.

b. Données provenant de tiers. Nous obtenons également des informations auprès de tiers, par exemple votre employeur lorsqu’il nous contacte.

c. Données obtenues en interne. Nous obtenons certaines informations lorsque vous visitez notre Site web.

3.1 Aucune obligation de fournir des données

Veuillez noter que vous n’êtes, en principe, pas obligé de nous fournir vos données à caractère personnel. Toutefois, le refus de fournir certaines données peut avoir des conséquences défavorables, notamment sur l’exécution d’un contrat conclu avec nous.

3.2 Prise de décision automatisée

Nous ne prenons aucune décision vous concernant qui soit entièrement automatisée par un ordinateur, sans l’intervention d’un membre de notre personnel. Nous n’utilisons donc pas vos données pour établir, par exemple, un profil servant de base à une décision automatique sans contrôle humain.

Nous traitons des données à caractère personnel aux fins suivantes :

4.1 Site web et réseaux sociaux

Dans le cadre de notre Site web, nous traitons les données à caractère personnel de ses visiteurs. Cela comprend les éléments suivants :

Finalités du traitement

1. Afficher, maintenir et améliorer notre Site web ;
2. Maintenir le contact avec les visiteurs du Site web et les utilisateurs des réseaux sociaux ;
3. Améliorer la qualité de notre service.

Nous utilisons des cookies qui impliquent le traitement de données à caractère personnel.

4.2 Titulaires de comptes

Les visiteurs du Site web peuvent créer un compte sans passer de commande. Cela comprend les éléments suivants :

Finalités du traitement

1. Créer un compte sur notre Site web ;
2. Collecter les données du compte pour notre système de gestion des commandes ;
3. Traiter les éventuelles commandes liées à un compte.

4.3 Clients

Nous traitons les données des clients et de leurs personnes de contact aux fins suivantes :

Finalités du traitement

1. Commander et livrer nos produits ;
2. Assurer la facturation, le traitement des paiements et la gestion administrative ;
3. Maintenir le contact avec les clients actuels et potentiels ;
4. Conclure un contrat avec les clients ou leurs personnes de contact ;
5. Envoyer notre newsletter* ou d’autres messages marketing ;
6. Traiter les réclamations et les litiges, établir, exercer et défendre nos droits et obligations, examiner, introduire ou défendre des actions en justice ;
7. Améliorer la qualité de notre service.

* Si vous ne souhaitez pas recevoir notre newsletter, vous pouvez vous désabonner dans chaque newsletter.

4.4 Fournisseurs et autres partenaires

Nous traitons les données des fournisseurs et/ou des autres partenaires ainsi que de leurs personnes de contact aux fins suivantes :

Finalités du traitement

1. Recevoir des services et/ou des produits de fournisseurs et/ou collaborer avec d’autres partenaires ;
2. Assurer la facturation, le traitement des paiements et la gestion administrative ;
3. Maintenir le contact avec les fournisseurs actuels et potentiels ou d’autres partenaires ;
4. Conclure un contrat avec des fournisseurs ou d’autres partenaires.

4.5 Respect des lois et réglementations

Nous traitons des données à caractère personnel afin de respecter les lois et réglementations. Cela comprend les éléments suivants :

Finalités du traitement

1. Respecter les obligations administratives, d’archivage et d’audit ;
2. Respecter les obligations fiscales ;
3. Répondre aux demandes des autorités publiques compétentes et de tiers ;
4. Répondre aux demandes relatives à la protection des données au titre du RGPD.

Nous traitons des données à caractère personnel uniquement si nous disposons d’une base juridique au titre du RGPD. Dans le cadre de la fourniture de nos services et/ou produits, de l’achat de services et/ou produits, de la maintenance du Site web et du respect de nos obligations légales, nous traitons vos données à caractère personnel sur les bases suivantes :

• L’exécution d’un contrat. Nous traitons des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour exécuter un contrat, fournir ou acheter des services ou des produits, ou collaborer d’une autre manière. Votre nom peut, par exemple, figurer sur des factures ou des devis.
• Une obligation prévue par les lois et réglementations. Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour respecter une obligation légale ou réglementaire. Par exemple, nous conservons une copie des factures envoyées et reçues afin de respecter la législation fiscale.
• L’intérêt légitime. Voici quelques exemples d’intérêts légitimes pour lesquels nous pouvons traiter vos données à caractère personnel :
  • Maintenir notre Site web ;
  • Constater, exercer ou faire valoir un droit en justice ;
  • Prévenir et/ou enquêter sur des fraudes et prendre des mesures à leur encontre ;
  • Répondre aux demandes des autorités publiques compétentes ou de tiers ;
  • Agir dans le cadre d’une éventuelle restructuration d’entreprise, d’un investissement, d’un désinvestissement, d’une fusion et/ou d’une acquisition ;
  • Sécuriser les biens et protéger nos intérêts, nos employés et/ou des tiers ;
  • Améliorer la qualité de notre service ;
  • Poursuivre les autres finalités de traitement mentionnées à la section 4.
• Le consentement (explicite). Dans certains cas, nous fondons le traitement de vos données à caractère personnel sur votre consentement (explicite). À l’heure actuelle, nous le faisons uniquement pour le dépôt de cookies.

La protection des données à caractère personnel est très importante pour nous. Nous avons donc mis en place des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger et de sécuriser les données à caractère personnel que nous traitons, et de prévenir autant que possible les atteintes à leur confidentialité, à leur intégrité et à leur disponibilité. Les mots de passe des comptes sont, par exemple, automatiquement hachés. Nous disposons d’une politique interne qui décrit la manière dont nous assurons une protection appropriée des données à caractère personnel.

Lorsque nous faisons appel à des sous-traitants ou à des sous-traitants ultérieurs, nous leur imposons de garantir un niveau de sécurité approprié au moyen de mesures techniques et organisationnelles.

Pour sécuriser les données lors de leur transmission, notre Site web utilise une connexion HTTPS chiffrée. Lorsque l’URL dans la barre d’adresse de votre navigateur commence par « https:// » au lieu de « http:// », vous savez que vous vous trouvez dans un environnement sécurisé. Le « s » signifie « secure ». Dans cet environnement sécurisé, toutes vos informations sont transmises à notre serveur sous forme chiffrée.

Nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers uniquement si :

• cela est nécessaire, par exemple pour utiliser un service, tel que celui de l’un de nos prestataires informatiques ou de DHL, ou pour faire appel à un tiers, tel qu’un expert-comptable. En principe, les tiers n’ont accès aux données à caractère personnel que dans la mesure où cela est nécessaire. Ils ne peuvent pas traiter ces données à leurs propres fins ; ou
• nous sommes tenus de partager vos données à caractère personnel avec un tiers, par exemple à la suite d’une demande légitime d’une autorité publique compétente ou d’un autre tiers.

Nous pouvons partager des informations vous concernant avec les personnes et parties mentionnées ci-dessous, uniquement dans la mesure où elles ont besoin d’en prendre connaissance. Cela signifie que l’accès à vos données à caractère personnel est limité à ce qui est strictement nécessaire à la finalité du traitement :

• Les personnes autorisées, employées ou mandatées par Simian, qui participent au traitement des données à caractère personnel. Par exemple, dans les domaines de la vente, des achats, de la production, de la facturation, de l’informatique, de la comptabilité et de la communication.
• Les personnes habilitées, employées ou mandatées par nos fournisseurs, qui participent au traitement des données à caractère personnel (par exemple, les prestataires informatiques, les prestataires de services de paiement et les experts-comptables).
• Les personnes autorisées, employées ou mandatées par des organismes publics, tels que l’administration fiscale, les tribunaux, la police et les autorités de contrôle.

Dans le cadre de nos services, nous pouvons transférer des données à caractère personnel à des tiers situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Vous trouverez une liste des pays de l’EEE ici. Nous pouvons, par exemple, partager des données à caractère personnel avec nos partenaires et prestataires de services établis aux États-Unis. Lorsque les données sont traitées en dehors de l’EEE, le transfert est encadré de la manière décrite ci-dessous.

Transferts en dehors de l’EEE. Le transfert de données à caractère personnel à un tiers situé en dehors de l’EEE peut, en premier lieu, être fondé sur une décision d’adéquation de la Commission européenne. Celle-ci établit que le pays tiers concerné, ou une partie de celui-ci, garantit un niveau de protection des données adéquat. Vous trouverez ici un aperçu des décisions d’adéquation adoptées (uniquement en anglais).

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers un pays situé en dehors de l’EEE pour lequel aucune décision d’adéquation n’a été adoptée ou auquel le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) ne s’applique pas, nous convenons avec la partie concernée que le module pertinent des clauses types de protection des données s’applique. Il s’agit de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne pour protéger les données à caractère personnel. Si nécessaire, des garanties supplémentaires sont mises en place.

Vous pouvez nous contacter si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur la manière dont nous encadrons les transferts de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’EEE. Nos coordonnées figurent à la fin de cette Déclaration de confidentialité.

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles nous les traitons. Des exceptions peuvent toutefois s’appliquer aux durées générales de conservation :

• Durée de conservation plus courte. Si vous exercez certains droits relatifs à la protection de vos données, nous pouvons supprimer tout ou partie de vos données à caractère personnel plus tôt.
• Durée de conservation plus longue. Dans certaines situations, nous traitons vos données à caractère personnel pendant une période plus longue. C’est notamment le cas lorsque ce traitement prolongé est nécessaire pour les raisons suivantes :
  • Obligations de conservation. Pour respecter une durée minimale de conservation ou une autre obligation légale à laquelle nous sommes soumis en vertu de la législation européenne ou néerlandaise.
  • Procédures. Lorsque les données à caractère personnel sont nécessaires dans le cadre d’une éventuelle procédure judiciaire.
  • Liberté d’expression. Lorsque la poursuite du traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information.
  • Nous pouvons également conserver vos données à caractère personnel plus longtemps si vous avez donné votre consentement explicite à cet effet.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la durée du traitement de vos données, personnelles ou autres, et sur les raisons de ce traitement, vous pouvez nous contacter. Nos coordonnées figurent à la fin de cette Déclaration de confidentialité.

Le RGPD vous accorde différents droits relatifs à la protection de vos données. La possibilité d’exercer ces droits dépend des circonstances du traitement, notamment de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et de la base juridique de ce traitement. Vous trouverez ci-dessous un résumé des droits pertinents prévus par le RGPD.

Nous répondons à toutes les demandes sans retard injustifié. Si la complexité ou le nombre des demandes nécessite plus d’un mois pour fournir une réponse complète, nous vous en informons. Veuillez également noter que nous pouvons vous demander des informations complémentaires afin de confirmer votre identité avant de répondre à votre demande.

10.1 Droits applicables en matière de protection des données

Les droits suivants s’appliquent à notre traitement de vos données à caractère personnel :

• Droit d’accès. Il s’agit du droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel. Vous pouvez ainsi obtenir des informations sur les données que nous traitons à votre sujet. Nous vous fournissons également des informations complémentaires sur le traitement de vos données à caractère personnel, notamment les finalités du traitement, leur provenance et les personnes ou parties avec lesquelles nous les partageons.
• Droit de rectification. Il s’agit du droit de demander la rectification des données que nous conservons à votre sujet. Vous pouvez ainsi faire corriger des données incomplètes ou inexactes.
• Droit à l’effacement. Il s’agit du droit de demander l’effacement de vos données. Vous pouvez ainsi nous demander de supprimer des données à caractère personnel lorsque : (i) elles ne sont plus nécessaires, (ii) vous vous êtes opposé au traitement, (iii) elles ont été traitées de manière illicite, (iv) elles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale ou (v) elles ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information. Nous ne sommes toutefois pas tenus de donner suite à ces demandes dans tous les cas.
• Droit d’opposition. Il s’agit du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous invoquons notre intérêt légitime comme base juridique du traitement (voir la section 5). Nous cesserons le traitement et ne le reprendrons pas, sauf si nous disposons de motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou qui sont liés, par exemple, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Dans ce cas, nous vous informons de nos intérêts impérieux et de la mise en balance des intérêts effectuée.
• Droit à la limitation. Le droit à la limitation du traitement signifie qu’à votre demande, nous continuons à conserver les données à caractère personnel, mais ne pouvons, en principe, plus les utiliser autrement. Vous pouvez exercer ce droit lorsque nous ne disposons pas ou plus d’une base juridique pour traiter vos données, ou lorsque cette base est contestée.
• Prise de décision automatisée. Il s’agit du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et ayant des effets significatifs sur vous. À cet égard, nous vous informons que nous ne recourons pas à la prise de décision automatisée lors du traitement de vos données.
• Droit de retirer votre consentement. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à une activité de traitement spécifique. Le retrait de votre consentement ne remet toutefois pas en cause la licéité du traitement fondé sur ce consentement avant son retrait.
• Droit d’introduire une réclamation. Il s’agit du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. Aux Pays-Bas, il s’agit de l’Autoriteit Persoonsgegevens. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données. Nous apprécierions que vous discutiez d’abord de tout problème avec nous avant de contacter l’autorité de contrôle. Nous vous invitons donc à nous contacter dans un premier temps en utilisant les coordonnées figurant à la section 11.

10.2 Comment exercer vos droits relatifs à la protection des données ?

Vous pouvez exercer gratuitement vos droits relatifs à la protection des données en utilisant les coordonnées ci-dessous. Si vos demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous avons le droit de facturer des frais raisonnables ou de refuser de donner suite à votre demande.

10.3 Vérification de l’identité

Nous pouvons vous demander des informations spécifiques afin de confirmer votre identité avant de poursuivre le traitement de votre demande relative à la protection des données.

10.4 Réponse

Nous répondons à votre demande dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Si nous avons besoin de plus de temps, nous vous en informons.

Si nous refusons votre demande, nous vous en informons et précisons les raisons de ce refus, dans la mesure où les lois et réglementations applicables le permettent.

Si vous souhaitez exercer les droits décrits ci-dessus ou si vous avez des questions ou des remarques sur la manière dont Simian traite vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par courrier ou par e-mail :

Simian B.V.
Madepolderweg 7A
9608 PX Westerbroek
Pays-Bas
E-mail : [email protected]